Ein einzelner verlorener Beleg ist ärgerlich, aber kein Drama. Fehlen in einer Prüfung dagegen viele Belege, kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen und schätzen. Hier lesen Sie, was ein fehlender Beleg konkret kostet, wie Sie Ersatz beschaffen und wie es gar nicht erst so weit kommt.
Auf einen Blick
- Ohne Beleg müssen Sie die Ausgabe anders nachweisen, sonst zählt sie nicht.
- Die Vorsteuer gibt es nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung, ein Eigenbeleg reicht nicht.
- Viele fehlende Belege können zu Schätzung, Zinsen und Bußgeld führen.
- Ein Duplikat vom Lieferanten ist fast immer der beste Ersatz.
Die Ausgabe mindert Ihren Gewinn nicht
Für Ausgaben, die Ihre Steuer senken, tragen Sie die Nachweislast. Können Sie eine Betriebsausgabe nicht belegen, darf das Finanzamt sie streichen. Sie zahlen dann Steuern auf Geld, das längst ausgegeben ist.
Ein Beispiel: Sie kaufen Material für 595 Euro brutto und verlieren die Rechnung. Ohne Rechnung entfallen 95 Euro Vorsteuer. Werden auch die 500 Euro netto nicht als Betriebsausgabe anerkannt, kommen bei einem persönlichen Steuersatz von 30 Prozent weitere 150 Euro Einkommensteuer dazu. Ein einziger Zettel kostet Sie so rund 245 Euro.
Ohne Rechnung keine Vorsteuer
Bei der Umsatzsteuer ist das Gesetz strenger als bei der Einkommensteuer. Den Vorsteuerabzug gibt es nur, wenn Ihnen eine Rechnung mit allen Pflichtangaben vorliegt (§ 15 Abs. 1 UStG). Ein Kontoauszug oder ein selbst geschriebener Beleg ersetzt sie nicht. Welche Angaben eine Rechnung braucht, steht im Beitrag zur Belegerfassung.
Was bei vielen fehlenden Belegen droht
Fehlen in einer Betriebsprüfung nicht ein oder zwei, sondern viele Belege, wird es teuer:
- Schätzung. Hält der Prüfer die Buchführung insgesamt nicht für ordnungsgemäß, darf er die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Schätzungen fallen selten zu Ihren Gunsten aus.
- Zinsen. Auf Steuernachzahlungen fallen 0,15 Prozent Zinsen pro Monat an (§ 233a AO), also 1,8 Prozent im Jahr. Bei einer Prüfung, die drei Jahre zurückgeht, summiert sich das.
- Mitwirkungsverzögerungsgeld. Legen Sie angeforderte Unterlagen in einer Prüfung nicht fristgerecht vor, kann das Finanzamt seit 2025 für jeden Tag 75 Euro festsetzen, für bis zu 150 Tage (§ 200a AO).
- Bußgeld. Wer Belege unrichtig ausstellt oder Geschäftsvorfälle nicht oder falsch verbucht, handelt ordnungswidrig. Das kann mit bis zu 5.000 Euro geahndet werden (§ 379 AO).
Was Sie tun können, wenn ein Beleg fehlt
1. Ein Duplikat anfordern
Der erste Weg ist fast immer der beste: Bitten Sie den Lieferanten um eine Rechnungskopie. Unternehmen müssen ihre ausgestellten Rechnungen selbst acht Jahre aufbewahren und können sie in der Regel schnell erneut schicken. Bei Onlineshops liegt die Rechnung meist im Kundenkonto. Ein Duplikat ist ein vollwertiger Beleg, auch für die Vorsteuer.
2. Einen Eigenbeleg erstellen
Gibt es keinen Ersatz, etwa beim Parkautomaten oder einem Händler, der nicht mehr existiert, schreiben Sie einen Eigenbeleg. Er sollte enthalten:
- Datum der Ausgabe und Bruttobetrag
- Name und Anschrift des Empfängers
- was Sie gekauft haben und wofür
- warum der Originalbeleg fehlt
- Datum und Ihre Unterschrift
Legen Sie, wenn möglich, den Zahlungsnachweis dazu, etwa den Kontoauszug. Ein Eigenbeleg ist eine Ausnahme für Einzelfälle. Tauchen jeden Monat mehrere auf, wird der Prüfer misstrauisch. Die Vorsteuer bekommen Sie mit einem Eigenbeleg nicht zurück.
So kommt es gar nicht erst dazu
- Belege sofort fotografieren, nicht erst am Monatsende.
- Rechnungen per E-Mail direkt an die Belegadresse der Buchhaltung weiterleiten.
- Einmal im Monat jede Kontobewegung mit einem Beleg abgleichen.
- Fehlende Belege sofort beim Lieferanten anfordern, solange er sich erinnert.
- Belege digital und unveränderbar ablegen, zum Beispiel in Lexware Office oder DATEV.
Häufige Fragen
Reicht der Kontoauszug als Beleg?
Er beweist, dass Sie gezahlt haben, aber nicht wofür. Für die Betriebsausgabe kann er zusammen mit einem Eigenbeleg genügen. Für die Vorsteuer reicht er nie.
Wie viele Eigenbelege sind erlaubt?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Eigenbelege sind für Ausnahmen gedacht. Je häufiger sie vorkommen und je höher die Beträge, desto genauer schaut der Prüfer hin.
Kann ich einen fehlenden Beleg Jahre später noch nachreichen?
Ja, solange der Steuerbescheid noch geändert werden kann. Ein Duplikat, das Sie in der Prüfung vorlegen, zählt genauso. Leichter bekommen Sie es aber, solange der Kauf nur ein paar Wochen zurückliegt.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Die übernimmt Ihr Steuerberater. Stand der Rechtslage: Oktober 2026.
Weiterlesen: Warum monatliche Buchhaltung sinnvoller ist und Geschäftskonto: Pflicht oder nur sinnvoll?
Ich gleiche jeden Monat Konto und Belege ab und fordere fehlende Rechnungen an, bevor sie zum Problem werden.
Kostenlos anfragen