Ohne saubere Belege hält keine Buchhaltung einer Prüfung stand. Trotzdem sehe ich bei Selbstständigen und kleinen Betrieben immer wieder dieselben drei Fehler. Keiner davon ist kompliziert. Jeder kostet am Ende Geld, entweder beim Finanzamt oder in Form von Stunden, die Sie im Frühjahr mit einem Schuhkarton voller Quittungen verbringen.
Auf einen Blick
- Eine Rechnung braucht die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, sonst fehlt der Vorsteuerabzug.
- Bewirtung, Geschenke und Anschaffungen haben eigene Regeln und eigene Konten.
- Unbare Vorgänge sollten innerhalb von zehn Tagen erfasst sein, Bargeld täglich.
- Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 acht Jahre auf, Bücher und Abschlüsse zehn.
Fehler 1: Belege fehlen oder sind unvollständig
Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg. Das klingt selbstverständlich, scheitert in der Praxis aber an Kleinigkeiten: der Parkschein, der im Auto liegt, die Onlinebestellung, deren Rechnung nur im Kundenkonto des Shops steht, oder die Handwerkerrechnung ohne Steuernummer.
Was auf eine Rechnung gehört
Damit Sie die Vorsteuer abziehen dürfen, muss eine Rechnung über 250 Euro diese Angaben enthalten (§ 14 Abs. 4 UStG):
- vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und Ihres Unternehmens
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Ware oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
Fehlt eine Angabe, bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Das ist ein normaler Vorgang und kostet Sie eine E-Mail.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Beträge bis 250 Euro brutto genügt weniger (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Ihr eigener Name muss nicht draufstehen. Der typische Tankbeleg oder Bürobedarf aus dem Laden ist damit in Ordnung.
E-Rechnungen: Das XML ist der Beleg
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch selbst ausstellen, ab 2028 alle. Wichtig für die Ablage: Bei einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Datei ist die strukturierte Datei das Original. Ein ausgedrucktes PDF reicht als Beleg nicht. Speichern Sie die Datei so, wie sie ankommt.
Fehler 2: Belege landen auf dem falschen Konto
Viele Ausgaben sehen gleich aus und werden steuerlich völlig unterschiedlich behandelt. Drei Fälle begegnen mir besonders oft:
- Bewirtung. Ein Geschäftsessen ist nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer bekommen Sie trotzdem voll zurück. Auf dem Beleg oder einem Zusatzblatt müssen Anlass, Teilnehmer, Ort und Datum stehen. Wer das Essen als allgemeine Betriebsausgabe bucht, hat in der Prüfung eine Korrektur sicher.
- Geschenke an Geschäftspartner. Abziehbar bis 50 Euro netto pro Empfänger und Jahr (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Dafür brauchen Sie ein eigenes Konto und den Namen des Empfängers. Liegt der Wert darüber, entfällt der Abzug komplett, nicht nur für den Teil über 50 Euro.
- Anschaffungen. Ein Schreibtisch für 750 Euro netto ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut und sofort absetzbar (§ 6 Abs. 2 EStG, Grenze 800 Euro netto). Kostet er 900 Euro, wird er über mehrere Jahre abgeschrieben. Landet er als Bürobedarf in der Buchhaltung, stimmt der Gewinn nicht.
Ein Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 hat für jeden dieser Fälle ein eigenes Konto. Programme wie Lexware Office oder DATEV schlagen die Zuordnung vor. Prüfen müssen Sie sie trotzdem, denn die Software kennt den Anlass Ihres Abendessens nicht.
Fehler 3: Belege werden zu spät erfasst
Wer seine Belege einmal im Jahr sortiert, weiß im März nicht mehr, wer beim Geschäftsessen im Juli dabei war. Das Gesetz verlangt, Geschäftsvorfälle zeitgerecht aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO). Bareinnahmen und Barausgaben sollen täglich festgehalten werden. Für unbare Vorgänge halten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD, Rz. 47) eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen für unbedenklich.
Praktisch heißt das: Fotografieren Sie den Beleg, sobald Sie ihn in der Hand haben. Mit der App von Lexware Office dauert das zehn Sekunden. Rechnungen, die per E-Mail kommen, leiten Sie an die Belegadresse Ihres Buchhaltungsprogramms weiter. Dann liegt der Beleg schon im System, bevor er verloren gehen kann.
Wie lange Sie Belege aufbewahren müssen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also ab Januar 2035 vernichten.
Papierbelege dürfen Sie nach dem Scannen wegwerfen, wenn Sie das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben haben: wer scannt, wann, wie geprüft wird, wo die Datei liegt. Ohne diese Beschreibung heben Sie das Papier besser auf.
Checkliste für Ihre Belege
- Jeder Beleg wird am Tag des Eingangs fotografiert oder weitergeleitet.
- Rechnungen über 250 Euro werden auf die Pflichtangaben geprüft.
- Bewirtungsbelege tragen Anlass und Teilnehmer.
- Geschenke werden mit Empfänger auf ein eigenes Konto gebucht.
- E-Rechnungen werden im Originalformat gespeichert.
- Bargeld wird täglich im Kassenbuch erfasst.
Häufige Fragen
Reicht ein Foto des Kassenbons als Beleg?
Ja, wenn das Foto lesbar ist und Sie es unveränderbar ablegen, zum Beispiel in Lexware Office oder DATEV Unternehmen online. Thermopapier verblasst ohnehin nach ein paar Monaten. Das Foto ist oft das einzige, was in acht Jahren noch lesbar ist.
Was mache ich, wenn auf der Rechnung die Steuernummer fehlt?
Bitten Sie den Aussteller um eine berichtigte Rechnung. Bis sie da ist, sollten Sie die Vorsteuer nicht ziehen. Als Betriebsausgabe zählt der Betrag trotzdem, wenn die Zahlung nachgewiesen ist.
Muss ich Onlinerechnungen ausdrucken?
Nein. Elektronisch eingegangene Rechnungen bewahren Sie elektronisch auf. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Bei E-Rechnungen im XML-Format ist allein die Datei der gültige Beleg.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Die übernimmt Ihr Steuerberater. Stand der Rechtslage: Oktober 2026.
Weiterlesen: Was passiert, wenn Belege fehlen? und Warum monatliche Buchhaltung sinnvoller ist.
Ich übernehme Ihre Belegerfassung und Kontierung. Sie fotografieren, ich buche.
Kostenlos anfragen